TA PETITE ENTREPRISE A SA PLACE DANS DES MARCHÉS ÉQUILIBRÉS !
Charte varoise pour une commande publique responsable, dynamique et accessible à l’économie locale.
Les évolutions récentes de la réglementation relative à la commande publique confortent les actions déjà menées dans ce département pour des achats modernes et confirment que la commande publique n’est plus seulement un acte juridique mais est un acte économique, un outil au service d’objectifs sociaux, environnementaux, sociétaux et d’innovation. Ces initiatives visent notamment à tenir compte de la structure du tissu économique varois, essentiellement constitué de TPE et PME.
Concomitamment à l’approfondissement des pratiques, il est nécessaire de diffuser des outils qui permettront à tous les acteurs (acheteurs, entreprises, organisations professionnelles) de persévérer dans les actions déjà menées en vue de rendre l’achat public durable et responsable toujours plus performant tout en développant notre économie locale.
Dans cet esprit, les réflexions communes aux parties prenantes ont permis d’élaborer une Charte de bonnes pratiques de la commande publique à destination de l’ensemble des acteurs locaux. Ces réflexions ont été nourries des travaux menés depuis les Assises de la commande publique et la lettre de M. le Préfet aux acheteurs en date du 30 janvier 2015, dans divers groupes de travail mais également au sein des collectivités territoriales fortement engagées dans la démarche.
Illustration des partenariats noués, cette Charte a été co-rédigée dans le cadre d’un groupe de travail animé par un représentant du Préfet et regroupant les représentants de plusieurs acteurs varois de l’achat public (Département du Var, Toulon Provence Méditerranée, Communauté d’Agglomération Dracénoise, Communauté de Communes Cœur du Var, Ville de Toulon, Ville de La Seyne-sur-Mer, Ville de Six-Fours, Var Habitat, Maison De l’Emploi TPM) et des représentants d’organisations professionnelles (CAPEB 83, Fédération du BTP 83, Union Patronale du Var, Syndicat des architectes du Var). Elle entérine les avancées et constitue le socle des actions à venir, en fixant les pistes d’approfondissement et de progrès.
Conscients du levier que constitue la commande publique pour le tissu économique local, en particulier pour les TPE/PME, les partenaires signataires s’engagent, dans toute la mesure du possible, à mettre en œuvre, dans le respect des règles de la commande publique, les actions développées dans le présent document.
1 – Faciliter l’accès des TPE et PME à la commande publique
1.1. Renforcer la visibilité des consultations
Informer des lancements des principales mises en concurrence des six mois à venir, par exemple via des avis périodiques ou une plateforme dédiée.
Publier les annonces dans des supports assurant leur visibilité pour les entreprises locales, le cas échéant en doublant la publicité officielle d’un avis simplifié.
Imposer progressivement la dématérialisation, via le portail unique pour la publication des annonces, et l’accès aux dossiers de consultation pour toutes les consultations d’un montant supérieur à 25 000 € HT.
Éviter autant que possible de publier et/ou de fixer la date limite de remise des offres dans la période du 14 juillet au 1er septembre, ainsi que dans la période des fêtes de fin d’année.
Mettre en œuvre un outil de référencement pour les entreprises qui souhaitent être consultées sur des opérations de faibles montants et exploiter ce vivier.
Parallèlement, les organisations professionnelles relaient les annonces lorsqu’elles leur sont transmises par des acheteurs. Elles promeuvent également l’ensemble des outils évoqués dans la charte.
1.2. Adapter les procédures au tissu économique local
Adapter les allotissements pour assurer la présence des TPE/PME.
Veiller à la mise en place d’un cadre favorable aux groupements momentanés d’entreprises, par la préservation d’un délai de réponse suffisant dans toutes les procédures, et par l’acceptation des groupements conjoints, si possible en limitant l’exigence d’un mandataire solidaire.
Parallèlement, les organisations professionnelles sensibiliseront les entreprises à l’intérêt et aux modalités des groupements.
Utiliser les «accords cadres multi-attributaires» dans les situations où il est envisageable de disposer d’un panel d’entreprises susceptibles de réaliser des prestations.
Préserver des délais de réponse suffisants au regard des contraintes des entreprises et de la complexité des dossiers.
Recourir de manière appropriée à l’interdiction de la sous-traitance pour la réalisation de certaines tâches essentielles.
Dans les contrats de partenariat, optimiser l’obligation de prévoir une part réservée aux PME et veiller à une juste rémunération des prestations confiées.
Avant de recourir à une centrale d’achats, envisager les solutions alternatives permettant d’espérer des solutions aussi satisfaisantes. Dans les cas où il est décidé de recourir à une centrale d’achats, la sensibiliser aux principes de la charte.
1.3. Simplifier les dossiers de consultation
Ne demander aux candidats que les éléments nécessaires à l’analyse des candidatures et des offres.
Favoriser l’harmonisation des pratiques et des documents.
Simplifier la rédaction des documents des marchés, notamment en évitant acronymes et jargon juridique spécialisé.
Pour les marchés à prix forfaitaire, fournir dans le dossier de consultation une décomposition de prix détaillée, quantifiée et fiable.
Systématiser l’utilisation d’un cadre de mémoire technique pour la réponse des entreprises, dont les rubriques doivent correspondre aux éléments à recueillir pour juger des différents critères/sous-critères.
Fournir des fichiers sous format directement exploitable par les entreprises.
Permettre aux entreprises de faire la preuve de leurs capacités technique, professionnelle et financière par tout moyen.
Établir des certificats de bonne réalisation des prestations exécutées ou travaux réalisés, qui pourront être produits à l’appui des candidatures.
Informer de manière précise les candidats du déroulement de la procédure, y compris en procédure adaptée, et de la perspective de négociations.
Systématiser le dispositif MPS/eDUME et imposer progressivement la dématérialisation des dossiers de consultation en anticipant l’échéance du 1er octobre 2018 relative à la dématérialisation totale. Les maîtres d’ouvrage et les organisations professionnelles veillent à faciliter la compréhension par les entreprises de ce dispositif et des processus de dématérialisation. En particulier, les maîtres d’ouvrage indiquent dans les dossiers de consultation les coordonnées d’un contact.
Les organisations professionnelles font la promotion de ces actions en vue de démythifier la commande publique, notamment lors de réunions qu’elles organisent en présence d’acheteurs.
De manière à compléter et expliquer la mise en œuvre des actions ci-dessus, parallèlement aux actions de sensibilisation, une rencontre annuelle acheteurs du département/entreprises sera organisée. Elle sera l’occasion de donner une visibilité sur des projets à venir. Les organisations professionnelles contribuent à l’organisation de cette rencontre et la relaient auprès de leurs adhérents.
2 – Préserver l’équilibre financier des entreprises
2.1. Détecter et traiter des offres anormalement basses (OAB)
Détecter les offres dont le prix ne couvre pas les coûts nécessaires à la réalisation de la prestation.
Mettre en œuvre une méthode de détection des OAB et élaborer un cadre simple de questionnement des entreprises ayant remis des offres susceptibles d’être anormalement basses (une proposition de méthode de détection des offres susceptibles d’être anormalement basse est jointe en annexe et une base de questionnaire figure dans la «boîte à outils»).
Veiller à ce que les montants des prestations sous-traitées soient également d’un niveau de prix suffisant.
Les organisations professionnelles sensibilisent leurs adhérents à l’obligation de déclaration préalable de la sous-traitance.
Veiller au respect des obligations du cahier des charges, tant au stade de la passation que lors de la réalisation.
2.2. Attribuer au mieux-disant sur la base de critères pertinents
Utiliser des critères de choix adaptés à l’objet du marché, accordant une juste place aux critères relatifs au niveau de qualité requis, ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux aspects environnementaux (gestion des déchets par exemple) et sociaux. Ces critères sont précisément portés à la connaissance des candidats potentiels, quel que soit le montant des prestations à réaliser.
Ces critères, et leur décomposition en sous critères, doivent correspondre aux rubriques du cadre de mémoire fourni aux candidats afin qu’ils expliquent les modalités de mise en œuvre des prestations.
-Informer les candidats non retenus des motifs du rejet de leur candidature ou de leur offre, ainsi que des caractéristiques et avantages de l’offre retenue, y compris son montant, ou à défaut pour les marchés de faible montant, rappeler la possibilité pour les candidats de demander des précisions. Il est admis que les organisations professionnelles transmettent des demandes de précisions.
-Veiller à ce que les négociations se distinguent d’un marchandage qui fragiliserait les entreprises, et qu’elles portent sur l’ensemble des éléments des offres qui le justifient.
2.3. Sécuriser la trésorerie des entreprises
-Favoriser le versement d’avances supérieures à 5% dans le cas où les débours initiaux de l’entreprise sont conséquents, sans nécessairement imposer la constitution d’une garantie à première demande (jusqu’à 30%).
-Mettre en œuvre des moyens permettant de respecter les délais de paiement et sensibiliser sur leur impact pour les entreprises. A défaut, verser systématiquement les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire.
-Déployer de manière optimale la facturation électronique via la plateforme CHORUS et accompagner les entreprises, si nécessaire en précisant les modalités d’application (https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique ).
Pour les marchés de travaux, veiller à bien notifier le décompte général dans le délai prévu au CCAG, soit dans un délai de 30 jours après la réception du projet de décompte final par le maître d’œuvre ou l’acheteur.
-Veiller à la mise en œuvre des formules de révision ou d’actualisation des prix adaptées aux coûts supportés par les entreprises (cf. guide MINEFI d’avril 2015 sur les prix dans les marchés (https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/daj/marches_publics/oeap/co ncertation/autres_groupes_travail/guide-prix-dans-mp.pdf).
-Appliquer strictement l’exigence de l’agrément des sous-traitants qui leur assure le bénéficie du paiement direct, voire de la procédure de mise en paiement à l’expiration du délai de 15 jours suivant la transmission de la demande de paiement au titulaire du marché.
-Favoriser la réception des lots complètement réalisés sans attendre la fin des prestations ou, à défaut, transférer la garde des ouvrages au maître d’ouvrage pour les entreprises qui n’interviennent qu’en début de réalisation.
Éviter de systématiser la retenue de garantie et accepter les cautions bancaires fournies en lieu et place.
Indiquer dans le marché les modalités de récupération de la retenue de garantie.
3 – Favoriser les achats performants et responsables
3.1. Développer la prise en compte des aspects environnementaux
Expliciter dans les cahiers des charges les attentes du maître d’ouvrage, que ce soit au titre de la définition des besoins, des critères d’attribution ou des conditions d’exécution.
Privilégier, dans le respect de la réglementation, les produits, les services et les projets éco-conçus.
Donner leur juste place aux critères environnementaux et relatifs au développement des circuits courts, du recours aux produits locaux et de l’économie circulaire, dans le respect de la réglementation.
Prévoir des sanctions et/ou la résiliation du contrat en cas de manquements avérés.
3.2. Développer la prise en compte des aspects sociaux
Afin de positionner les entreprises implantées dans l’environnement socio-économique de proximité au bénéfice des personnes éloignées de l’emploi, développer les clauses sociales dans tous les marchés publics pour lesquels elles sont pertinentes.
Dans ce cadre, tenir compte de l’effort déjà réalisé par les entreprises, notamment en matière d’apprentissage. Afin de ne pas demander un double effort aux entreprises, il pourra, par exemple, être tenu compte, au titre de l’insertion, des heures réalisées et affectées au contrat, des deux premières années du parcours d’un apprenti éligible, embauché concomitamment au marché.
Les organisations professionnelles pourront être force de proposition sur la rédaction des clauses et, en lien avec les facilitateurs, apporteront leur soutien aux entreprises quant aux modalités de mise en œuvre de la clause.
Donner une juste place aux critères sociaux.
Développer l’utilisation des lots ou marchés réservés aux structures du handicap (établissements et services d’aide par le travail -ESAT- et entreprises adaptées – EA) et aux structures d’insertion par l’activité économique (Ateliers et chantiers d’insertion -ACI- et entreprises d’insertion -EI).
3.3. Intensifier la lutte contre le travail dissimulé et préserver la sécurité sur les chantiers
Mettre en œuvre les moyens à la disposition des maîtres d’ouvrages pour identifier et lutter contre les pratiques de travail dissimulé :
– demandes d’informations sur la structure des prix ;
- traitement des offres anormalement basses (cf. supra);
– clause de pénalités en cas de non-respect du droit du travail.
Dans le secteur du BTP, veiller à la mise en œuvre du dispositif de la Carte d’identification professionnelle.
Maintenir la vigilance quant au respect par les entreprises étrangères de leurs obligations :
– déclaration préalable de détachement et désignation d’un représentant en France,
– respect de la réglementation nationale applicable aux entreprises étrangères notamment quant à la rémunération et au temps de travail,
– application de l’obligation pour le donneur d’ordre de se faire remettre par l’entreprise étrangère les documents attestant de la régularité de sa situation dans son pays de domiciliation (en matière de protection sociale notamment).
Vérifier le respect des règles relatives à la santé et à la sécurité en fonction de la nature des marchés de travaux et des prestations à réaliser :
- élaboration et mise en œuvre de plans de prévention des risques ou, sur les chantiers de BTP, de plans particuliers de sécurité et de protection de la santé (PPSPS);
– rédaction de protocoles de sécurité.
Envisager la possibilité de regrouper, pour certaines opérations, dans un seul lot, les dispositifs communs nécessaires aux installations de chantier en matière d’hygiène (en particulier la base vie), de sécurité (en particulier le ou les échafaudages) et de conditions de travail (en particulier les moyens de levage et de manutention) conformes à la réglementation en vigueur.
Développer les signalements d’offres financières basses, le cas échéant par l’intermédiaire des organisations professionnelles, afin d’orienter les contrôles en matière de travail illégal.
3.4. Favoriser et développer l’innovation
Développer le « sourçage » dans un cadre assurant le respect de la déontologie et de la transparence, par exemple via un guide interne, la rédaction d’un questionnaire et l’établissement de comptes rendus.
Développer le référencement des opérateurs sur une plateforme dédiée.
Ouvrir aux variantes afin que les entreprises puissent proposer des solutions innovantes (limiter les interdictions, mentionner de manière précise dans le dossier de consultation les exigences minimales et les modalités de présentation des variantes, ne pas exiger systématiquement la réponse à l’offre de base).
Prévoir des clauses de réexamen dans les cahiers des charges pour faciliter une exécution des marchés aussi flexible et réactive que le permet la réglementation.
Faciliter l’accès aux données essentielles des marchés.
4 – Durée et suivi de la Charte
La charte a une durée de 3 années à compter de sa signature. Elle est reconductible pour la même période, après actualisation le cas échéant.
La charte est illustrée par un tableau de bonnes pratiques et des fiches-actions. Ces éléments sont mis à jour sans constituer des modifications de la charte.
À tout moment, de nouveaux signataires peuvent adhérer aux engagements sus développés.
Les signataires de la charte se rencontreront au moins une fois par an pour faire un point d’étape, évaluer l’impact de cette convention et valider les pistes de progrès proposées par les groupes de travail. Pour cela, les études existantes pourraient être enrichies d’un volet relatif à la place des TPE/PME dans la commande publique.
Les pistes d’approfondissement et d’harmonisation des pratiques et/ou des documents qui seront retenues lors de cette réunion seront explorées.
Source Préfecture du Var
