Le logiciel ou système de caisse facilite la gestion comptable de son activité. Si, en tant que professionnel, vous disposez d’un tel outil, vous avez sans doute des obligations à respecter selon votre situation. Précisions.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse est un système informatique utilisé par les professionnels qui permet d’enregistrer et de garder en mémoire les paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises et de prestations de services.
Quelles sont les obligations prévues par la loi ?
La certification
La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse ni d’une caisse enregistreuse.
En revanche, depuis le 1er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen de l’un de ces logiciel ou système, sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.
Vous devez ainsi obtenir un certificat ou une attestation de conformité de l’outil utilisé (certification « NF525 »), qui peut être délivré par (article 286 du code général des impôts) :
-un organisme accrédité ou
-l’éditeur du logiciel de caisse (la personne qui détient le code source et qui a la main sur la modification des paramètres de ce produit).
Cette attestation peut vous être remise sous forme de document papier ou dématérialisé.
À savoir
Il incombe au professionnel d’effectuer la demande de certificat de conformité auprès de son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.
Ce que prouve la certification
Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :
-condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées
-condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origine, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives
-condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
-condition d’archivage :le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.
À savoir
-Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.
-Le dispositif est également applicable à des équipements comme les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Là encore, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.
-Enfin, si vous disposez d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, vous devrez les faire certifier séparément.
Les sanctions
Tout utilisateur qui n’aura pas la capacité de prouver la sécurité de son appareil ou son logiciel d’encaissement sera passible d’une amende de 7 500 euros par unité de saisie (article 1770 duodecies du code général des impôts).
Êtes-vous concerné par l’obligation de certification ?
La loi n’imposant pas aux professionnels de disposer d’un logiciel ou d’un système de caisse, les commerçants n’en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure.
La réglementation sur les logiciels de caisse s’applique à tous les professionnels assujettis à la TVA qui ont parmi leurs clients des particuliers et qui enregistrent les paiements via une caisse enregistreuse, tous secteurs d’activité confondus.
Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces. Tout particulier qui pratique du e-commerce n’est pas concerné par cette obligation dès lors qu’il n’est pas assujetti à la TVA.
Les exceptions
Certains professionnels ne sont pas soumis à l’obligation de certification :
-professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels (B to B)
-professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA
-professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs)
-professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
-entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
À savoir
La direction générale des Finances publiques (DGFiP) propose un outil en ligne pour savoir si vous êtes tenu ou non de disposer d’un logiciel de caisse sécurisé en fonction de votre situation.
source Ministère de l’économie et des finances